Job Description

Pengertian Job Description

Job Description(Deskripsi Pekerjaan) adalah daftar tugas-tugas umum, atau fungsi, dan tanggung jawab dari sebuah posisi. Biasanya, hal itu juga termasuk kepada siapa laporan posisi, spesifikasi seperti kualifikasi yang dibutuhkan oleh orang dalam pekerjaan, gaji range untuk posisi, dll Deskripsi pekerjaan biasanya dikembangkan dengan melakukan analisis pekerjaan, yang meliputi pemeriksaan tugas dan urutan tugas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Analisis terlihat di bidang pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan oleh pekerjaan. Perhatikan bahwa peran adalah himpunan tanggung jawab atau hasil yang diharapkan yang berhubungan dengan pekerjaan. Pekerjaan biasanya meliputi beberapa peran. .Deskripsi pekerjaan mungkin akan diperluas untuk membentuk orang spesifikasi. Terminologi alternatif digunakan di bawah sistem PBB Syarat acuan (TOR).

MANFAAT JOB DESCRIPTION

1. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan utamanya.
2. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Performance Management, Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career Development & Training.

ELEMEN-ELEMEN JOB DESCRIPTION

ELEMENT 1: POSITION INFORMATION

Element 1 berisi :

• Judul Jabatan
• Identitas Jabatan

NAMA JABATAN	Manager Keagenan
DIVISI/DEPARTEMEN	Komisariat Wilayah

ELEMENT 2: PRIMARY JOB ROLE

Menjelaskan mengapa posisi ini diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya

Rumus penulisan:

• Uraian harus ringkas ( 1- 4 kalimat )
• Mulai dengan kata kerja aktif.
• Gunakan bahasa dan istilah yang sederhana dan mudah dipahami orang lain.

NAMA JABATAN	MANAGER AKUNTING
PRIMARY JOB ROLE	Bertanggungjawab atas penyusunan laporan Keuangan dan Rekonsiliasi. Memimpin para Accountant dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pekembangannya.

ELEMENT 3 : DIMENSI

• Dimensi-dimensi jabatan menjelaskan tentang Ukuran dan Skala Bisnis yang berada dibawah pengawasannya.
• Indikator :
• Pengaruh Cakupan Geografis.
• Target Keuangan.
• Jajaran Produk yang dikelola.
• Segmen Pelanggan yang dikelola.
• Bawahan yang dikelola.

NAMA JABATAN	DIREKTUR TEKNOLOGI INFORMASI
DIMENSI JABATAN	Capital Budget : 5 milyar rupiah. Operating Budget : 150 juta rupiah. Jumlah bawahan : 12 orang ( langsung ) dan 24 orang ( tidak langsung ). Cakupan Geografis : Asia Tenggara.

ELEMENT 4 : KEY ACCOUNTABILITIES

• Element ini diperlukan untuk mencapai Primary Job Role.
• Identifikasikan 6 –8 tanggungjawab utama yang mempunyai kontribusi terhadap kepentingan organisasi.
• Kontribusi organisasi

meliputi :

• Keuangan
• Pelanggan
• Internal Bisnis Process
• Pengembangan Organisasi & Proses Pembelajaran.

Beberapa Tip Penulisan :

• Tulis ringkasan hasil kerja : Harian, Periodik, Insidental.
• Hasil kerja dari fungsi pengawasannya.
• Mulailah setiap kalimat dengan kata kerja aktif saat ini.
• Hindari penggunakan jargon-jargon asing/tidak lazim.
• Hindari duplikasi kata/frase/kalimat.
• Analisalah aspek tanggungjawab; Keuangan, Pelanggan, Proses Bisnis, Organiasasi Pembelajaran.
• Identifikasi Internal Customer juga.
• Bagi Jabatan yang sifatnya SUPPORT, perhatikan responsiveness,efisiensi, layanan terhadap Internal Customer.

Pertanyaan khusus :

• Apa tugas-tugas yang paling utama yang dilakukan oleh jabatan ini.
• Apa hasil yang akan dicapai jika jabatan ini berhasil melaksanakan tugasnya.
• Kalau hasilnya sulit dirumuskan, maka perlu ditanyakan :
• Apa tanggungjawab utama Anda dalam mengamalkan profesionalitas atau keahlian khusus Anda.
• Peran apa yang Anda mainkan yang dapat membuat organisasi mendapatkan kontribusi dari Anda.

NAMA JABATAN	ACCOUNTING MANAGER
KEY ACCOUNTABILITIES :	Mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi serta pembuatan laporan Keuangan. Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan persiapan laporan Keuangan tepat waktu dan akurat bagi perusahaan dan sesuai peraturaan perundang-undangan. Menjalankan dan menjaga system akuntansi untuk menjamin standarnisasi prosedur akuntansi

ELEMENT 5: PERFORMANCE MEASUREMENT

• Element ini berisi hasil kuantitatif dari Tanggungjawab Utama.
• Syarat penulisannya :
• Adanya skala pengukuran yang jelas.
• Menggunakan kata benda sub

NAMA JABATAN	Manajer SDM
PERFORMANCE MEASUREMENT	Tingkat turnover karyawan Jumlah keluhan karyawan Personnel Budget

ELEMENT 6 : REPORTING RELATIONSHIP

• Element ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan internalnya.

ELEMENT 7: KNOWLEDGE & SKILL

• Merupakan ringkasan kualifikasi minimum berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja profesional yang diperlukan jabatan ini.
• Termasuk juga ketrampilan teknis.
• Bukan menggambarkan kualifikasi dan pengalaman kerja pemegang jabatan sat ini.
• Perhatikan !!!
• Sebutkan tingkat pendidikan dan jurusannya, pelatihan, pengalaman yang diperlukan oleh jabatan ini.
• Jika kualifikasi pemegang jabatan saat ini melebihi syarat jabatannya, yang ditulis hanya dari syarat jabatanya saja.

NAMA JABATAN	MANAJER KEAGENAN
KNOWLEDGE & SKILL	Memiliki Latar Belakang Pendidikan S-1 Semua Jurusan. Memiliki pengalaman kerja di bidang Pemasaran Distribusi pada Level Supervisor minimal 3 tahun. Memiliki ketrampilan bidang Komputer Program Ms.Office dan Sembari.

ELEMENT 8 : RELATIONSHIP

• Element ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu pemegang jabatan kelola.
• Hubungan kesehari-harian yang dilakukan dengan berbagai fihak
• Disamping alasan dan tujuan mengadakan hubungan tersebut.

NAMA JABATAN	MANAGER KEAGENAN
RELATIONSHIP	INTERNAL : Manager Keuangan – permintaan Kas Kecil. Manager SDM & Adum – permintaan karyawan baru. EKSTERNAL : Telkomsel Regional – koordinasi operasional geraiHalo. Mitra Bisnis – menjalin kerjasama keagenan.

ELEMENT 9 : DECISION MAKING

• Decision Making adalah kewenangan untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan.
• Ada 3 bidang Keputusan :
• Keputusan Strategis.
• Keputusan Operasional.
• Keputusan SDM

NAMA JABATAN	MANAGER KEAGENAN
DECISION MAKING	Menentukan harga jual barang kepada pelanggan End User. Mengeluarkan biaya entertainment kepada relasi bisnis maksimal Rp. 1.000, 000, 00

JOB DESCRIPTION WRITING PROCESS

Review Work Process & Organization Structure

Identify Key Responsibilities Through Job Holder Interview

Document Jobs Based On Format

Manager & HR Review and Finalized

Reviewing Work Process & Organization Structure

1. Siapa yang menjadi pelanggan Anda (eksternal/internal)
2. Apa saja harapan mereka dari unit kerja Anda.
3. Hasil apa yang dapat diberikan oleh Anda /Unit kerja Anda
4. Proses, langkah, aktivitas apa saja yang dilakukan untuk menghasilkan Output tersebut.
5. Siapakah pemilik proses tersebut.

Pedoman Wawancara Job Description

PEDOMAN UMUM

• Kembangkan “raport”, buat suasana pertemuan tidak tegang.
• Pergunakan bahasa yang sederhana dan netral.
• Jelaskan apa tujuan dari wawancara.
• Berikan dukungan (empathy) agar yang bersangkutan mau berbicara.
• Bantu interviewee agar dapat berpikir dan mengungkapkan isi serta aktivitas dalam bekerja secara runtut.
• Setiap kali bertanya hanya menanyakan satu pertanyaan.
• Siapkan pertanyaan sedemikian rupa sehingga tidak hanya dijawab dengan “ya” atau “tidak”.
• Hindari “leading questions”.
• Pertimbangkan hubungan yang ada antara satu pekerjaan/jabatan dengan pekerjaan/jabatan yang lain.
• Pastikan bahwa anda memperoleh informasi yang lengkap sehubungan dengan pekerjaan serta karakteristik individual yang dituntut oleh pekerjaan yang dilakukan oleh interviewee.
• Buat perjanjian untuk pertemuan berikutnya.

“DO’S AND DON’TS” DALAM WAWANCARA

• Jangan menyarankan perubahan atau penyesuaian apapun.
• Sopan dalam berbicara dan berperilaku.
• Perlakukan interviewee sebagai sederajat.
• Temui dahulu atasan yang bersangkutan sebelum mulai wawancara.
• Konsultasikan data yang anda peroleh dengan atasan yang bersangkutan.
• Jangan menyarankan perubahan atau penyesuaian apapun.
• Sopan dalam berbicara dan berperilaku.
• Perlakukan interviewee sebagai sederajat.
• Temui dahulu atasan yang bersangkutan sebelum mulai wawancara.
• Konsultasikan data yang anda peroleh dengan atasan yang bersangkutan.

TIPS WAWANCARA

SEBELUM

Buat jadual yang tepat dan lakukan konfirmasi.

Siapkan daftar pertanyaan

PELAKSANAAN

• Jelaskan tujuan wawancara (bukan menilai pemegang jabatan)
• Ciptakan suasana nyaman dan tenang.
• Kumpulkan fakta/informasi tentang jabatan secara lengkap.
• Gunakan Tip untuk memancing dengan cara :
• Non committal Response
• Echo Response
• Interpretative Response

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pelaksanaan

• Tunjukkan rasa ingin tahu Anda ( jangan sok tahu !! )
• Jangan menggunakan pertanyaan LEADING QUESTION
• Ambil posisi “SAMA” (JANGAN MERASA TINGGI ATAU MINDER
• Ulangi hasil catatan Anda ( minta konfirmasi )
• Dengarkan saja keluhan-keluhannya.
• Tunggu sampai DIA menjawab ( jangan buru-buru dijawab !! )
• Jangan mendominasi percakapan.
• Perhatian bahasa tubuhnya, kontak mata dll.
• Jangan malu untuk bertanya istilah-istilah teknis dalam pekerjaan.

PENUTUP

• Sampaikan bahwa data telah diperoleh dan sampaikan point-point yang telah disampaikan.
• Tanyakan apa ada informasi yang belum disampaikan.
• Ucapkan terima kasih.

Sumber

- Wikipedia

- Indosdm.com