Pengertian Job Description
Job Description(Deskripsi Pekerjaan) adalah daftar tugas-tugas umum, atau fungsi, dan tanggung jawab dari sebuah posisi. Biasanya, hal itu juga termasuk kepada siapa laporan posisi, spesifikasi seperti kualifikasi yang dibutuhkan oleh orang dalam pekerjaan, gaji range untuk posisi, dll Deskripsi pekerjaan biasanya dikembangkan dengan melakukan analisis pekerjaan, yang meliputi pemeriksaan tugas dan urutan tugas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Analisis terlihat di bidang pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan oleh pekerjaan. Perhatikan bahwa peran adalah himpunan tanggung jawab atau hasil yang diharapkan yang berhubungan dengan pekerjaan. Pekerjaan biasanya meliputi beberapa peran. .Deskripsi pekerjaan mungkin akan diperluas untuk membentuk orang spesifikasi. Terminologi alternatif digunakan di bawah sistem PBB Syarat acuan (TOR).
MANFAAT JOB DESCRIPTION
- Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan utamanya.
- Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Performance Management, Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career Development & Training.
ELEMEN-ELEMEN JOB DESCRIPTION
ELEMENT 1: POSITION INFORMATION
Element 1 berisi :
- Judul Jabatan
- Identitas Jabatan
| NAMA JABATAN | Manager Keagenan |
| DIVISI/DEPARTEMEN | Komisariat Wilayah |
ELEMENT 2: PRIMARY JOB ROLE
Menjelaskan mengapa posisi ini diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya
Rumus penulisan:
- Uraian harus ringkas ( 1- 4 kalimat )
- Mulai dengan kata kerja aktif.
- Gunakan bahasa dan istilah yang sederhana dan mudah dipahami orang lain.
| NAMA JABATAN | MANAGER AKUNTING |
| PRIMARY JOB ROLE | Bertanggungjawab atas penyusunan laporan Keuangan dan Rekonsiliasi. Memimpin para Accountant dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pekembangannya. |
ELEMENT 3 : DIMENSI
- Dimensi-dimensi jabatan menjelaskan tentang Ukuran dan Skala Bisnis yang berada dibawah pengawasannya.
- Indikator :
- Pengaruh Cakupan Geografis.
- Target Keuangan.
- Jajaran Produk yang dikelola.
- Segmen Pelanggan yang dikelola.
- Bawahan yang dikelola.
| NAMA JABATAN | DIREKTUR TEKNOLOGI INFORMASI |
| DIMENSI JABATAN |
|
ELEMENT 4 : KEY ACCOUNTABILITIES
- Element ini diperlukan untuk mencapai Primary Job Role.
- Identifikasikan 6 –8 tanggungjawab utama yang mempunyai kontribusi terhadap kepentingan organisasi.
- Kontribusi organisasi
meliputi :
- Keuangan
- Pelanggan
- Internal Bisnis Process
- Pengembangan Organisasi & Proses Pembelajaran.
Beberapa Tip Penulisan :
- Tulis ringkasan hasil kerja : Harian, Periodik, Insidental.
- Hasil kerja dari fungsi pengawasannya.
- Mulailah setiap kalimat dengan kata kerja aktif saat ini.
- Hindari penggunakan jargon-jargon asing/tidak lazim.
- Hindari duplikasi kata/frase/kalimat.
- Analisalah aspek tanggungjawab; Keuangan, Pelanggan, Proses Bisnis, Organiasasi Pembelajaran.
- Identifikasi Internal Customer juga.
- Bagi Jabatan yang sifatnya SUPPORT, perhatikan responsiveness,efisiensi, layanan terhadap Internal Customer.
Pertanyaan khusus :
- Apa tugas-tugas yang paling utama yang dilakukan oleh jabatan ini.
- Apa hasil yang akan dicapai jika jabatan ini berhasil melaksanakan tugasnya.
- Kalau hasilnya sulit dirumuskan, maka perlu ditanyakan :
- Apa tanggungjawab utama Anda dalam mengamalkan profesionalitas atau keahlian khusus Anda.
- Peran apa yang Anda mainkan yang dapat membuat organisasi mendapatkan kontribusi dari Anda.
| NAMA JABATAN | ACCOUNTING MANAGER |
| KEY ACCOUNTABILITIES : |
|
ELEMENT 5: PERFORMANCE MEASUREMENT
- Element ini berisi hasil kuantitatif dari Tanggungjawab Utama.
- Syarat penulisannya :
- Adanya skala pengukuran yang jelas.
- Menggunakan kata benda sub
| NAMA JABATAN | Manajer SDM |
| PERFORMANCE MEASUREMENT |
|
ELEMENT 6 : REPORTING RELATIONSHIP
- Element ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan internalnya.
ELEMENT 7: KNOWLEDGE & SKILL
- Merupakan ringkasan kualifikasi minimum berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja profesional yang diperlukan jabatan ini.
- Termasuk juga ketrampilan teknis.
- Bukan menggambarkan kualifikasi dan pengalaman kerja pemegang jabatan sat ini.
- Perhatikan !!!
- Sebutkan tingkat pendidikan dan jurusannya, pelatihan, pengalaman yang diperlukan oleh jabatan ini.
- Jika kualifikasi pemegang jabatan saat ini melebihi syarat jabatannya, yang ditulis hanya dari syarat jabatanya saja.
| NAMA JABATAN | MANAJER KEAGENAN |
| KNOWLEDGE & SKILL |
|
ELEMENT 8 : RELATIONSHIP
- Element ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu pemegang jabatan kelola.
- Hubungan kesehari-harian yang dilakukan dengan berbagai fihak
- Disamping alasan dan tujuan mengadakan hubungan tersebut.
| NAMA JABATAN | MANAGER KEAGENAN |
| RELATIONSHIP | INTERNAL :
EKSTERNAL :
|
ELEMENT 9 : DECISION MAKING
- Decision Making adalah kewenangan untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan.
- Ada 3 bidang Keputusan :
- Keputusan Strategis.
- Keputusan Operasional.
- Keputusan SDM
| NAMA JABATAN | MANAGER KEAGENAN |
| DECISION MAKING |
|
JOB DESCRIPTION WRITING PROCESS
| Review Work Process & Organization Structure | Identify Key Responsibilities Through Job Holder Interview | Document Jobs Based On Format | Manager & HR Review and Finalized |
Reviewing Work Process & Organization Structure
- Siapa yang menjadi pelanggan Anda (eksternal/internal)
- Apa saja harapan mereka dari unit kerja Anda.
- Hasil apa yang dapat diberikan oleh Anda /Unit kerja Anda
- Proses, langkah, aktivitas apa saja yang dilakukan untuk menghasilkan Output tersebut.
- Siapakah pemilik proses tersebut.
Pedoman Wawancara Job Description
PEDOMAN UMUM
- Kembangkan “raport”, buat suasana pertemuan tidak tegang.
- Pergunakan bahasa yang sederhana dan netral.
- Jelaskan apa tujuan dari wawancara.
- Berikan dukungan (empathy) agar yang bersangkutan mau berbicara.
- Bantu interviewee agar dapat berpikir dan mengungkapkan isi serta aktivitas dalam bekerja secara runtut.
- Setiap kali bertanya hanya menanyakan satu pertanyaan.
- Siapkan pertanyaan sedemikian rupa sehingga tidak hanya dijawab dengan “ya” atau “tidak”.
- Hindari “leading questions”.
- Pertimbangkan hubungan yang ada antara satu pekerjaan/jabatan dengan pekerjaan/jabatan yang lain.
- Pastikan bahwa anda memperoleh informasi yang lengkap sehubungan dengan pekerjaan serta karakteristik individual yang dituntut oleh pekerjaan yang dilakukan oleh interviewee.
- Buat perjanjian untuk pertemuan berikutnya.
“DO’S AND DON’TS” DALAM WAWANCARA
- Jangan menyarankan perubahan atau penyesuaian apapun.
- Sopan dalam berbicara dan berperilaku.
- Perlakukan interviewee sebagai sederajat.
- Temui dahulu atasan yang bersangkutan sebelum mulai wawancara.
- Konsultasikan data yang anda peroleh dengan atasan yang bersangkutan.
- Jangan menyarankan perubahan atau penyesuaian apapun.
- Sopan dalam berbicara dan berperilaku.
- Perlakukan interviewee sebagai sederajat.
- Temui dahulu atasan yang bersangkutan sebelum mulai wawancara.
- Konsultasikan data yang anda peroleh dengan atasan yang bersangkutan.
TIPS WAWANCARA
SEBELUM
Buat jadual yang tepat dan lakukan konfirmasi.
Siapkan daftar pertanyaan
PELAKSANAAN
- Jelaskan tujuan wawancara (bukan menilai pemegang jabatan)
- Ciptakan suasana nyaman dan tenang.
- Kumpulkan fakta/informasi tentang jabatan secara lengkap.
- Gunakan Tip untuk memancing dengan cara :
- Non committal Response
- Echo Response
- Interpretative Response
Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pelaksanaan
- Tunjukkan rasa ingin tahu Anda ( jangan sok tahu !! )
- Jangan menggunakan pertanyaan LEADING QUESTION
- Ambil posisi “SAMA” (JANGAN MERASA TINGGI ATAU MINDER
- Ulangi hasil catatan Anda ( minta konfirmasi )
- Dengarkan saja keluhan-keluhannya.
- Tunggu sampai DIA menjawab ( jangan buru-buru dijawab !! )
- Jangan mendominasi percakapan.
- Perhatian bahasa tubuhnya, kontak mata dll.
- Jangan malu untuk bertanya istilah-istilah teknis dalam pekerjaan.
PENUTUP
- Sampaikan bahwa data telah diperoleh dan sampaikan point-point yang telah disampaikan.
- Tanyakan apa ada informasi yang belum disampaikan.
- Ucapkan terima kasih.
